Secrétariat et accueil

Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite

Durée: 14.00 heures (2.00 jours)

Profils des apprenants

·   Personne voulant travailler dans le secrétariat ou développer ses compétences

Prérequis

·   aucun

·   • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers

• Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur)

• Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel

• Pour le classement et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre. 

·   • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel Pourquoi classer ? • Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation Qu’est-ce qu’un classement efficace? • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations • Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant • Faire son autodiagnostic: pointer ses axes d’amélioration Réorganiser son classement en un minimum de temps • Définir les étapes de la réorganisation • Évaluer les temps de réalisation • Se fixer un plan d’action planifié avec des échéances Choisir une méthode de classement simple et évolutive • Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes • Savoir l’argumenter auprès des utilisateurs Créer un plan de classement • Le concevoir "simple" et le faire valider • Le tenir à jour et le rendre accessible à tous Savoir structurer et titrer ses dossiers • Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier • Choisir des titres pertinents • Structurer un dossier et le faire vivre Connaître l’essentiel sur l’archivage • Distinguer la durée de conservation légale et pratique • Préparer un versement aux archives • Gérer le plan d’archivage des dossiers Organiser le classement sur ordinateur • Choisir une arborescence claire pour tous • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers • Organiser la sauvegarde et l’archivage Cibles et pre requis : • À qui s’adresse cette formation : • Toute personne ayant à mettre en place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure. Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir son espace de travail. • Quels sont les pré-requis pour suivre cette formation : • Aucun Quelle méthode pédagogique pour cette formation : Méthodes pédagogiques : Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants.

Organisation de la formation

Équipe pédagogique

ACTION DE FORMATION

Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines de compétences.

Moyens pédagogiques et techniques

· feuilles émargement qcm

 Méthodes : participatif mise en situation

Dispositif de suivi de l'exécution de l'évaluation des résultats de la formation

· Recueil des attentes des participants par le formateur au début de la formation A L orale. Évaluation des acquis et les connaissances en début et en fin de formation au travers de quiz de connaissances orale, questionnaire, exercice de reformulation, mise en situation…). Test de satisfaction à chaud.

Prix : 1800 euros